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打印機分散在各個辦公室，沒有統一的集中管理。打印機沒有管理，任何人都可以隨意打印，很容易造成浪費。打印量非常大，一旦打印作業被提交，如果此時正在有人打印，提交作業的人不得不等待前一個人的打印作業完成，造成時間浪費。

能支持現有網絡環境、打印機、操作系統。能夠平滑過渡到新系統。打印機進行集中管理。不同用戶和部門有不同的打印權限如黑白打印/彩色打印。不同用戶和部門有不同有不同的日/月允許最大打印數量。具有完整的統計功能，可以按日/月/季度/年/個人/部門/是否彩色等進行統計。具有漫游打印功能。有雙機熱備份功能。

針對用戶的現狀，ICPrint打印管理軟件給出的解決方案是，使用一臺服務器同時安裝打印監控服務器端和數據庫程序。每個員工使用IC卡進行刷卡認證打印。每個客戶端PC安裝客戶端軟件。系統部署規模：1000個用戶；80臺打印機；日均打印500個作業，每個作業平均100頁。實現功能：打印權限控制、漫游打印、統計報表、打印計費、用戶配額等。

打印機集中統一管理，方便打印機維護人員對所有打印機集中統一進行維護。因為增加了用戶/部門的打印配額和費用，所以有效的控制了隨意的打印，減少了浪費。因為增加了用戶/部門的打印配額和費用，用戶會盡量使用雙面打印功能，減少了紙張的浪費。使用漫游刷卡打印，可以在空閑打印機上進行作業輸出，減少了等待時間。通過打印權限的控制，使彩色打印量明顯減少，從而節省了打印的支出。完整的打印統計功能使打印的支出統計更加準確和精確，從而為預算提供更準確和有效的數據。通過上述措施，加強了對打印機管理成品的控制能力，將紙張和碳粉的用量降低了30%，同時員工效率提高了40%。